Bir kuruluş ISO 9001’i uyguladığında performansının önemli oranda artırdığı söylenir. Ancak bunun üzerine çok fazla makale yoktur.
Bu makalenin amacı, iş sürdürülebilirliğini sağlamak için kalite yönetim sistemi (ISO) 9001’in kuruluşların performansları üzerindeki etkisini incelemektir. Bu inceleme de parametre olarak;
– ISO 9001 Belgelendirme Planlaması;
– Kurumsal Liderlik (sorumluluk);
– Prosedürlerin Uygulanması;
– Performans Değerlendirme ve Analizi olmak üzere 4 kriter parametre olarak izlenmiştir.
Örneklemeler yapılırken toplam 1000 ISO 9001 sertifikalı kuruluşa anket e-maili gönderilerek veri toplama işlemi gerçekleştirilmiştir.
Bu çalışmada aracı değişken olarak ISO 9001 belgelendirme planlaması, örgütsel bağlılık, kurumsal performansa ilişkin prosedürlerin uygulanması ve kalite kültürü olmak üzere dört değişken incelenmiştir.
Sonuçları incelediğimizde ISO 9001 belgelendirme planlamasının, kurumsal bağlılığın ve prosedürlerin uygulanmasının kalite kültürü üzerinde önemli bir etkiye sahip olduğunu görülmektedir. Sonuçlardan çıkarılacak sonuç oldukça açıktır.
Elde dilen bu veriler ışığında belgelendirme planlamasının doğru yapılması gerektiği anlaşılmaktadır. Kuruluş kültürünün ve çalışanlar arasında samimiyetin kurallara dayalı olarak geliştirilmesi gerektiği de görülmektedir.
Prosedürlerin oluşturulması ve uygulanması oldukça önemlidir. Şimdi bu 4 ana başlık üzerinden devam ederek konuya ışık tutmaya çalışalım elde edilen sonuçlar üzerinden.
(1) ISO 9001 Belgelendirme Planlaması
Kalite yönetim sistem belgesi alınmadan önce mutlaka ciddi bir eylem planı hazırlanmalı ve bu plana uygun adım adım hareket edilmelidir. Belgenin nasıl ve nereden alınacağı, dokümanlar ve ihtiyaç duyulan eğitimlerin planlanması, sistemin (KYS) kuruluş içerisinde uygulanmasından kim ya da kimlerin sorumlu olacağı gibi tüm detaylar önceden belirlenmelidir.
ISO 9001 kalite yönetim sistemi belgesinin hangi belgelendirme firması aracılığıyla (bakınız: Adl Belge) yürütüleceği planlanmış olmalıdır. Özetlersek daha ilk adımı atmadan önce, son adımın dahi planı yapılmış olmalıdır.
Risk ve fırsatları da esnek bir plan çerçevesinde değerlendirmek potansiyel uygunsuzlukları belirlemek hangi potansiyel aksama durumunda hangi eylemin yapılacağı yapılacak kalite toplantılarında belirlenerek kayıt altına alınmalıdır.
Sürecin kim veya kimler tarafından (ekip oluşturma) yürütüleceği, yetki ve sorumlulukları tayin edilmelidir.
(2) Kurumsal Bağlılığın (Farkındalığın) Geliştirilmesi
Kurumsal bağlılık ve farkındalığın geliştirilmesi önceden hazırlanmış eğitim sunumları ve toplantılar ile tüm çalışanlara duyurulmuş olmalıdır. Örneklendirirsek ISO 9001 belgelendirme adımlarının uygulanması, enden gerekli olduğu, risk, fırsat ve olası tehditler ilgili tüm personel ailesine anlatılmalıdır.
Olası sorulabilecek sorular önceden tartışılarak sunuma eklenmelidir. Personel hangi soruları size sorabilir? Neleri merak etmektedir? Bazen merakın kendiliğinde oluşması beklenmeden sunum, eğitmen tarafından oluşturulmalıdır.
Bu yöntem katılımın artmasını ve herkesin sorumlu olduğu prosedürü kendi ile içselleştirmesini gerektiren doğal bir akışa sahip olmalıdır.
Kurumsal kültür bir anda geliştirilemez ve bunun doğla olması zorunludur. Kurumsal kültür aslında ailesel bir kavram olup işyerindeki uyumluluk ve arkadaşlığın belirlenmiş sınırlar içerisinde geliştirilmesidir.
Hatta bazı kuruluşlar çalışan ailelerini de bu süreçlere dahil etmek amacıyla hafta sonu etkinlikleri planlamaktadır. Bu sürece destek sağlayan bir uygulama olmaktadır.
(3) Prosedürlerin Uygulanması
Prosedürlerin uygulanması tüm sisteminin ana direğini meydana getirir. Buraya kadar açıkladığımız başlıklarında altındaki tüm paragraflar aslında birer prosedür giriş örneğiydi. Prosedürlerde tıpkı bu makaleler gibi anlaşılır ve açıklayıcı olmalıdır. Gerekmedikçe çok fazla teknik detaya girmek uygulamada zorluk çıkarırken, kişilerin katılımını engelleyici risklere neden olabilmektedir.
En kısa, anlaşılır ve sade şekilde nasıl prosedür yazabiliriz? sorusuna uygun nitelikle prosedürler hazırlamak ISO 9001’in uygulanmasının bel kemiğidir. Bütün bir kalite yönetim sistemi gerçekten ve samimi olarak hazırlanmış prosedürlerin kalitesine bağlıdır.
Prosedürlerin sadece yazılması değil uygulanması önemlidir. Ancak prosedürlerin uygulanabilmesi yukarıda anlattığımız üzere hazırlanmasıyla mümkündür.
(4) Performans Değerlendirme ve Analiz
Ne yaparsanız yapın ölçemiyorsanız geliştiremezsiniz. Buraya kadar anlattığımız 4 ana başlık belirli bir performans testine tabi tutulup sonuçlar analiz edilerek geliştirilmedikçe yapılan tüm çalışmalar hep boşa gidecektir. Hatta bir süre süreçler doğru işliyor olsa bile sonuçta ciddi bir erime süreci sonucunda bir kaç sene içerisinde tamamen eskimiş ve artık neredeyse kullanılmayan ve sıkıcılaşmış bir ton kalite yönetim sistemi dokümanıyla başbaşa kalırsınız.
Buna engel olmak için muhakkak ölçmelisiniz. Neyi, ne zaman, nasıl ölçeceğinizi açıklayan bir performans değerlendirme ve analiz prosedürüne sahip olmanız bu yönüyle kaçınılmaz bir gerekliliktir. İşinizi (kaliteyi) şansa bırakamazsınız.
4 ana maddeyi unutmayıp mutlaka bir yere not alın ve uygulayıp, geliştirin. ISO 9001 kalite yönetim sistemini dokümante ederken https://www.adldestek.com/ web sitesinden faydalanın.
Sonuç
Sonuçları özetlersek; kalite kültürünün uygulanması operasyonel performansı önemli ölçüde etkilemektedir. Kurumsal performanstaki artışın, ISO 9001 uygulamasının ve kalite kültürünün aracı değişken olarak büyük ölçüde etkilediği açıktır.
Tüm parametrik etkenler ışığında elde edilecek sonuçların analiz edilmesi ve gelen sonuçlara uygun prosedürlerin hazırlanması gerekmektedir.
Burada anlatılan tüm başlıkların diğer tüm iso sertifikaları için uygulanabilir olduğunu ifade etmek yanlış olmayacaktır.
Bir Cevap Yaz
